FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH [1]

Autor : zawodowe Dodano: 22-07-2003 - 06:00
Praca [2]
Od 1 stycznia 2003 r. zaczęły obowiązywać znowelizowane przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Stwarzają one możliwość bardziej liberalnych rozwiązań w zakresie tworzenia lub rezygnacji z funduszu socjalnego oraz ustalania wysokości odpisu na ten fundusz. Jednocześnie znowelizowane przepisy ograniczają przyznawanie niektórych świadczeń z funduszu.
Ustawa z 26 lipca 2002 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. Nr 135, poz. 1146) w artykule 5 wprowadziła zmiany do ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), które między innymi odmiennie niż dotychczas uregulowały krąg podmiotów zobowiązanych do tworzenia funduszu.
Kto tworzy ZFŚS obowiązkowo?
Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ciąży na pracodawcach, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników fundusz muszą tworzyć pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 18–20 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).
Fundusz lub świadczenie
Fundusz mogą tworzyć pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników, jednakże mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jeżeli nie utworzą funduszu, wówczas mają obowiązek wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe.
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie muszą, lecz mogą tworzyć fundusz na zasadach określonych w ustawie albo wypłacać świadczenie urlopowe.
PRZYKŁAD
Zatrudniam w swoim zakładzie 20 pracowników, ale 7 z nich jest zatrudnionych na pół etatu. Do końca 2002 r. wypłacałem jedynie świadczenie urlopowe. Nie mam zamiaru zwiększać stanu zatrudnienia ani nikogo zwolnić czy zmieniać wymiaru etatów. Czy w związku ze zmianą przepisów nie będę musiał tworzyć funduszu świadczeń socjalnych?
W takim stanie faktycznym nie ma obowiązku tworzenia funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 3 ust. 1b ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawca zatrudniający co najmniej dwudziestu pracowników, jednakże mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie tworzy funduszu, wypłaca świadczenie urlopowe.
Regulamin
Pracodawca, który jest zobowiązany do tworzenia funduszu, a także ten, który dobrowolnie go utworzy (chociaż nie ma takiego obowiązku), określa zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, jest on zobowiązany do uzgodnienia treści regulaminu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Jeżeli zaś u pracodawcy działają organizacje związkowe, regulamin jest ustalany w odpowiednim trybie, zgodnie z ustawą z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854, ze zm.), z organizacją lub organizacjami związkowymi.
Tworząc fundusz należy pamiętać, że zasady wprowadzane do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny być przystosowane do potrzeb pracowników zatrudnionych u konkretnego pracodawcy.
Przy okazji wprowadzania zmian do regulaminu (uwzględniających zmiany w przepisach) warto jeszcze raz zbadać konkretnie sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników. Jednocześnie pracodawca powinien uwzględnić ilość środków, które w danym momencie znajdują się na koncie funduszu oraz środki, które znajdą się na nim w późniejszym okresie.
WAŻNE! Utworzenie przez pracodawcę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powoduje konieczność ustalenia jego regulaminu.
Zdarza się, że pracodawcy w związku z niewielką ilością środków, którą dysponują w funduszu, zapisują w regulaminie jedynie możliwość wypłaty zapomóg czy dopłat do krajowego wypoczynku. W przypadku funduszu o znacznych środkach katalog świadczeń jest zazwyczaj szerszy. Realne staje się wówczas udzielanie pożyczek mieszkaniowych na budowę domu czy zakup mieszkania. Tak więc regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest pewnym kompromisem między potrzebami socjalnymi pracowników a możliwościami finansowymi funduszu.
Nowe możliwości
Przepisy zmieniające ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, które weszły w życie 1 stycznia 2003 r., zawierają rozwiązania prawne umożliwiające, w szerszym niż dotychczas zakresie, rezygnację z tworzenia funduszu, wypłaty świadczenia urlopowego czy ustalania wysokości odpisu. Do końca 2002 r. postanowienia tego dotyczące mogły być zawarte jedynie w układzie zbiorowym pracy. Odnosiło się to więc do ograniczonego kręgu pracodawców, u których nie tylko działały związki zawodowe, ale istniał także układ zbiorowy pracy.
Zgodnie z nowym art. 4 ustawy o funduszu świadczeń socjalnych, ustawodawca ustalił rozszerzone możliwości rezygnacji z obowiązków nałożonych tą ustawą.
Mianowicie (tak jak dotychczas) w układzie zbiorowym pracy, a u pracodawców, u których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania istnieje możliwość wprowadzenia zapisów:
• stanowiących, że u pracodawców zobowiązanych do tworzenia funduszu świadczeń socjalnych nie będzie on tworzony (nie dotyczy to pracodawcy prowadzącego działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych),
• określających, że u pracodawców, którzy muszą wypłacać świadczenia urlopowe, nie będą one wypłacane.
Wprowadzenie zmian w regulaminie wynagradzania, gdy działa zakładowa organizacja związkowa, wymaga uzgodnienia ich treści z tą organizacją.
Gdy brak organizacji związkowej
Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia funduszu, niewypłacania świadczenia urlopowego oraz wysokości odpisu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W normalnym trybie (zgodnie z art. 772 § 4 k.p.), jeżeli u pracodawcy nie ma zakładowej organizacji związkowej, regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jak wynika z omawianych przepisów, w przypadku wprowadzenia do regulaminu wynagradzania zapisów dotyczących nietworzenia funduszu (niewypłacania świadczenia urlopowego) lub innej wysokości odpisu na fundusz, powstaje dodatkowy wymóg w postaci uzgodnienia takiego zapisu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Wybór przedstawiciela załogi
Przepisy nic nie mówią na temat sposobu wyboru takiego reprezentanta załogi. Powstaje pytanie, jak należy wybrać tego przedstawiciela. Może to być dokonane w różny sposób, na przykład wybór w trakcie zebrania pracowników czy przez głosowanie e-mailowe. Zdarza się, że pracownicy mają jakiś określony czas na zgłaszanie swoich kandydatów, których listę wywiesza się na tablicy ogłoszeń. Następnie, np. w trakcie ustalonego konkretnego dnia pracy, na przygotowanych kartach pracownicy mają prawo oddania jednego głosu na swojego kandydata. Decydując się na określony sposób wyboru przedstawiciela najlepiej jest skorzystać z przyjętej już w firmie praktyki. Podobne zapisy dotyczące wyboru reprezentanta załogi istnieją w przypadku obowiązku uzgodnienia treści regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, gdy nie działa zakładowa organizacja związkowa. Wobec tego pracodawcy, u którego nie działała ani nie działa organizacja związkowa i już wcześniej tworzyli fundusz, w sytuacji gdy np. chcą jedynie zmienić wysokość odpisu na fundusz w regulaminie wynagradzania, mogą zastosować tę samą procedurę wyboru reprezentanta załogi, z której skorzystali przy tworzeniu funduszu. Teoretycznie jest możliwe uzgodnienie zmian do regulaminu wynagradzania dotyczących funduszu z przedstawicielem załogi, który został wybrany wcześniej przy uzgadnianiu treści regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, oczywiście, jeżeli jest jeszcze zatrudniony i rzeczywiście może być reprezentantem załogi. W przypadku gdyby np. poprzedni przedstawiciel załogi awansował później na stanowisko dyrektora generalnego, trudno nawet brać go pod uwagę jako reprezentanta załogi, gdyż nie ma wątpliwości, że będzie reprezentował interesy pracodawcy, a nie pracowników. W takim przypadku mimo faktu, że dawny przedstawiciel załogi wybrany do uzgodnienia regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest nadal zatrudniony, należy przeprowadzić nowe wybory.
PRZYKŁAD
Mój pracodawca, który zatrudnia 80 osób, zamierza w 2003 r. nie tworzyć już funduszu świadczeń socjalnych, a tym samym pozbawić swoich pracowników takich świadczeń, jak na przykład dopłata do wypoczynku dzieci pracowników. Czy pracodawca ma prawo podjąć tego typu decyzję, jeżeli nie ma związków zawodowych ani układu zbiorowego pracy?
Pracodawca może podjąć taką decyzję. Pracodawca zobowiązany do tworzenia funduszu, u którego pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, ma od 1 stycznia 2003 r. możliwość wprowadzenia w regulaminie wynagradzania zapisu, że nie
będzie tworzył funduszu. Wymaga to jednak uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Skutki rezygnacji z ZFŚS
Ustawodawca wprowadził w nowych przepisach możliwość rezygnacji z tworzenia funduszu, należy jednak zadać sobie pytanie, czy jest to korzystne dla pracodawcy. Przypuśćmy, że pracodawca rezygnuje z funduszu, ale kilku pracownikom zdarzą się wypadki losowe, np. pożar, zalanie mieszkania przez sąsiada i pracodawca pragnie pomóc im, wypłacając pewną kwotę pieniędzy. Nie mając środków z funduszu musiałby wypłacić jakąś kwotę zapomogi ze środków własnych. W takim przypadku zapomoga będzie wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych tylko do określonej wysokości. Wypłacając natomiast zapomogę z funduszu świadczeń socjalnych jest ona wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych niezależnie od jej wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, ze zm.). Natomiast inne zapomogi, nie wynikające ze zdarzeń losowych, nie są zwolnione od podatku.
Pracodawcom może początkowo wydawać się, iż rezygnacja z tworzenia funduszu jest niezwykle korzystna, biorąc jednak pod uwagę dobro pracowników oraz inne kwestie, np. podatkowe, oczywistość atrakcyjności tej decyzji znacznie maleje.
Podejmując decyzję o rezygnacji z tworzonego funduszu, w konkretnym dokumencie (układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie wynagradzania) muszą pojawić się odpowiednie zapisy. Mogą to być następujące sformułowania: „Na podstawie art. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych fundusz świadczeń socjalnych od ……. fundusz nie będzie tworzony”.
Z kolei w przypadku rezygnacji ze świadczenia urlopowego układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania może zawierać zapis: „Na podstawie art. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych świadczenie urlopowe nie będzie wypłacane”.
Powstaje pytanie, w którym miejscu w treści np. regulaminu wynagradzania należy wprowadzić tego typu zapisy. Z pewnością odpowiedź będzie różna z uwagi na to, iż regulaminy wynagradzania mają bardzo różną wewnętrzną systematykę. I ta właśnie systematyka powinna decydować, w którym miejscu dopisać, przykładowo, powyżej podane sformułowania. Istotne jest, aby nie zburzyć wewnętrznej spójności dokumentu. Zdarza się, iż w regulaminie wynagradzania znajduje się rozdział zatytułowany: „Świadczenia przysługujące z funduszu świadczeń socjalnych”, w którym pracodawcy jedynie wskazują, iż o kwestiach tych stanowi odrębny regulamin. Jest to dobre miejsce do wprowadzenia zapisów odnoszących się do rezygnacji z tworzenia funduszu bądź wypłacania świadczenia urlopowego.
Odpis na fundusz
W układzie zbiorowym pracy, a u pracodawców, u których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania istnieje możliwość wprowadzenia zapisów dowolnie kształtujących wysokość odpisu na fundusz (nie dotyczy to pracodawcy prowadzącego działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych). Dowolność kształtowania wysokości odpisu oznacza, iż może on być ustalony zarówno w wyższej, jak i niższej wysokości w stosunku do wysokości przewidzianej w przepisach ustawy.
W przypadku podjęcia decyzji o znacznym obniżeniu wysokości odpisu na fundusz należy pamiętać, iż w takim przypadku pracodawca będzie miał niewiele środków, aby pomóc pracownikom w trudnej sytuacji. Warto również zwrócić uwagę, iż w art. 16 ust. 1 pkt 9b ustawy z 15 lutego 1992 r. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztem uzyskania przychodów są odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy (jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu).
W związku z odpisami należy zwrócić uwagę, iż w nowych przepisach skreślono zapis o odpisie w wysokości 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (w roku poprzednim lub II półroczu roku poprzedniego), stosowanym na pracowników zatrudnionych przez pracodawcę na obszarze, na którym występują szkodliwe uciążliwości dla środowiska. Pracodawcy powinni więc dostosować regulaminy do tych zmian, chyba że w regulaminie wynagradzania bądź układzie zbiorowym pracy ustalą dla swoich pracowników wyższy odpis, np. w dotychczasowej wysokości.
Odpowiedni zapis w powyżej wskazanych dokumentach, odnoszący się do podwyższenia lub obniżenia wysokości odpisu na fundusz, może brzmieć następująco: „Fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego …… % (np. 45) przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Nie będzie dotyczyć to pracowników młodocianych oraz zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy, w stosunku do których stosuje się wysokość odpisu podstawowego zgodnie z ustawą”. Należy przy okazji zmian uważać, aby zapisy były klarowne. Nie powinny one wprowadzać wątpliwości, jakiej grupy pracowników dotyczy modyfikacja. Na przykład w razie niejasnych sformułowań mogą powstać pytania, czy podwyższenie np. do 45% dotyczy wszystkich pracowników, z wyjątkiem pracowników młodocianych oraz zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy. Czy też 45% ma nie dotyczyć jedynie pracowników młodocianych, ale obowiązywać w stosunku do pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy (w stosunku do których de facto nie będzie to podwyższenie, a obniżenie). Istotne jest więc nie tylko podjęcie decyzji, ale również wprowadzenie precyzyjnych zapisów w regulaminie wynagradzania bądź w układzie zbiorowym pracy.
Ograniczenia w wydatkowaniu środków
Istotna zmiana została wprowadzona do art. 2 pkt 1 ustawy, czyli do definicji działalności socjalnej. Będą to teraz usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej itd. Dodano słowo: „krajowego”. Zmiana ta jest powiązana również z innym przepisem (art. 8 ust. 2a ustawy), który stanowi, że usługi i świadczenia finansowane z funduszu w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej mogą być finansowane z funduszu, jeżeli są świadczone wyłącznie na terenie kraju. Zasada ta dotyczy także dopłat z funduszu do takich usług i świadczeń. W związku z tym od 1 stycznia 2003 r. nie można finansować między innymi zagranicznego wypoczynku pracowników. Należy bezwzględnie wprowadzić w tym zakresie nowe zapisy do treści regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zmiana ta w znaczny sposób zawęża możliwość swobodnego finansowania lub dofinansowania, w szczególności wypoczynku, gdyż często pracodawcy z funduszu pkkrywali np. koszty zagranicznych kolonii dla dzieci. Trudno jednoznacznie ocenić nowe regulacje w tym zakresie. Z całą pewnością spowoduje to ograniczenie po stronie administratora funduszu, ale także trudności dla biur podróży.
Przepisy nowelizujące ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wprowadziły zmiany także w trybie ustalania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, gdy u pracodawcy działają zakładowe organizacje związkowe. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa teraz pracodawca w regulaminie uzgodnionym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.).
Art. 27 ust. 1. Ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową.
Art. 30 ust. 5. Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania, regulaminów nagród i premiowania, regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, planu urlopów lub regulaminu pracy, a także okresów rozliczeniowych, o których mowa w art. 129 § 11 oraz w art. 1294 § 2 zdanie drugie i § 3 Kodeksu pracy, organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a Kodeksu pracy nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.
W związku ze zmianami przepisów, w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych należy sprawdzić, czy nie ma konieczności przeredagowania niektórych zapisów, między innymi:
• jeśli w regulaminie wprowadzony jest zapis o odpisie w wysokości 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej stosowanym na pracowników zatrudnionych przez pracodawcę na obszarze, na którym występują szkodliwe uciążliwości dla środowiska, należałoby to skreślić, chyba że występują uciążliwości pracy na stanowisku pracy pracownika,
• pod kątem zmiany dotyczącej finansowania, np. wypoczynku wyłącznie na terenie kraju

Źródło:INFOR Serwis Prawno-Pracowniczy

Komentarze

Wyświetlanie Sortowanie
Tylko zalogowani użytkownicy mogą komentować. Zarejestruj lub zaloguj się [3]
Links
  [1] http://bhpekspert.pl/index.php?name=News&file=article&sid=689
  [2] http://bhpekspert.pl/index.php?name=News&catid=&topic=52
  [3] http://bhpekspert.pl/user.php