Od 1 stycznia 2003 r. obowiązują zmiany w przepisach działu szóstego kodeksu pracy, regulujących wymiar i rozkład czasu pracy oraz zasady jego rozliczania i wynagradzania przez pracodawców. Ta sfera relacji między pracodawcami i pracownikami budziła zawsze wiele wątpliwości i była podstawą licznych sporów, często rozstrzyganych dopiero przez sądy pracy. Nowelizacja kodeksu pracy dokonana w lipcu ubiegłego roku ustawą z dnia 26 lipca 2002 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, opublikowaną w Dzienniku Ustaw nr 135, poz. 1146, nie uprościła przepisów i nie wyjaśniła tych wątpliwości. Ten stan skłania do podejmowania różnych prób interpretowania kodeksowych przepisów o czasie pracy oraz proponowania pracodawcom metod postępowania w konkretnych sytuacjach, występujących w ich zakładach pracy.
Te uwarunkowania wyznaczyły układ opracowania. Z jednej strony omawiamy w nim przepisy o czasie pracy, ze szczególnym uwzględnieniem norm zmienionych wymienioną ustawą nowelizującą kodeks pracy. Z drugiej strony – wskazujemy sposoby ustalania czasu pracy w różnych systemach organizacji pracy, zamieszczamy wyjaśnienia ekspertów i orzecznictwo sądowe, porady oraz wzory druków, które powinny być stosowane w regulowaniu kontaktów między pracodawcami i pracownikami w sprawach związanych z obowiązkami i uprawnieniami dotyczącymi czasu pracy. Przekazujemy również najważniejsze informacje o prawie europejskim.
Normy i rozkład czasu pracy
Zgodnie z art. 128 kodeksu pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu, które zostało wyznaczone do wykonywania pracy (np. mieszkanie pracownika).
Określenie „pozostawanie w dyspozycji” oznacza faktyczne dysponowanie przez pracodawcę czasem pracownika. Pracownik nie tylko musi przebywać w umówionym miejscu i czasie, ale obowiązany jest również wykonać umówioną pracę. Pozostawanie do dyspozycji pracodawcy to nie tylko sytuacja, w której pracodawca bezpośrednio kieruje wykonaniem pracy przez pracowników, ale również czas odbywania podróży służbowej przez pracownika.
Ponadto należy pamiętać, że istotne znaczenie ma określenie momentu, od którego liczy się pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy. Od niego bowiem rozpoczyna się czas pracy pracownika. Moment ten powinien więc zostać określony jednakowo dla wszystkich pracowników albo dla poszczególnych ich grup, przy jednoczesnym uwzględnieniu faktycznej sytuacji w danym zakładzie pracy.
Normy czasu pracy w 2003 r.
Podstawową normę czasu pracy określa art. 129 k.p. Od 1 stycznia 2003 r. wynosi ona 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy.
Dotychczas tygodniowa norma czasu pracy była wyższa, w 2001 r. wynosiła 42 godziny, a w 2002 r. – 41 godzin. W związku z obniżeniem tygodniowej normy czasu pracy ustawodawca postanowił w art. 5 ustawy z dnia 1 marca 2001 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. nr 28, poz. 301), że fakt ten nie spowoduje obniżenia wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi w stałej wysokości. Natomiast składniki wynagrodzenia określone np. stawką godzinową ulegają podwyższeniu w stopniu zapewniającym zachowanie przez pracownika wynagrodzenia, które nie będzie niższe od dotychczas otrzymywanego.
Kolejny problem, przed jakim mogą stanąć odpowiednie służby działające w zakładzie pracy, dotyczy sposobu postępowania, w przypadku gdy obniżenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy następuje w trakcie okresu rozliczeniowego. Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 1 marca 2001 r., pracodawca jest obowiązany rozliczyć czas pracy pracowników przepracowany do dnia obniżenia normy.
Jeżeli wskutek rozliczania czasu pracy przed upływem okresu rozliczeniowego nie nastąpiło wyrównanie do granic ustalonych ustawowo, pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie obliczone jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownikowi, który w tym czasie pracował więcej niż 8 godzin na dobę i 41 godzin (w przypadku obniżenia normy z 41 godzin do 40) tygodniowo, przysługuje za godziny przekraczające te limity wynagrodzenie jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 129 par. 3 k.p.).
Zgodnie z art. 129 k.p., okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy. Wymiar czasu pracy ustala się na okres rozliczeniowy. Okres ten jest potrzebny do ustalenia wymiaru czasu pracy przy sporządzaniu harmonogramu pracy oraz do rozliczania norm czasu pracy w celu stwierdzenia, czy nie doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.
Długość okresu rozliczeniowego określa pracodawca. Może być on jedno-, dwu-, trzy- lub czteromiesięczny, a nawet przeliczony na tygodnie. Należy jednak pamiętać, że zbyt krótki lub zbyt długi okres rozliczeniowy może utrudniać elastyczne gospodarowanie czasem pracy. W praktyce zatem ustalenie najbardziej optymalnego okresu rozliczeniowego nie jest zadaniem łatwym. Od 1 stycznia 2003 r. okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy.
W myśl art. 129 par. 11 k.p., dłuższy niż czteromiesięczny okres rozliczeniowy może zostać wprowadzony w budownictwie, rolnictwie i hodowli, przy pilnowaniu mienia lub osób, a także przy wykonywaniu prac użytecznych społecznie lub służących zaspokajaniu codziennych potrzeb ludności.
Okres ten nie może jednak przekraczać 6 miesięcy, a jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na przebieg procesu pracy – 12 miesięcy. Stosowanie tak przedłużonego okresu rozliczeniowego nie jest jednak dopuszczalne w następujących systemach pracy: praca w ruchu ciągłym, związana z dozorem urządzeń lub z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy, a także w przypadku równoważnych norm czasu pracy.
Ustalenie przedłużonego okresu rozliczeniowego następuje na podstawie układu zbiorowego pracy lub po wyrażeniu na to zgody przez zakładową organizację związkową, a jeżeli u danego pracodawcy taka organizacja nie działa – pracodawca może wprowadzić przedłużony okres rozliczeniowy po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy.
Rozkład czasu pracy
Rozkład czasu pracy określa godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jest to układ godzin, w czasie których pracownicy są obowiązani pozostawać do dyspozycji pracodawcy w poszczególnych dniach i tygodniach. Rozkład czasu pracy powinien określać regulamin pracy, który ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli w zakładzie nie działa zakładowa organizacja związkowa albo gdy treść regulaminu nie została uzgodniona z organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, pracodawca sam ustala regulamin pracy.
Przepisy kodeksu pracy nie określają terminu, w ciągu którego ma obowiązywać u pracodawcy rozkład czasu pracy. Należy przyjąć, że można ustalić go zarówno na czas określony (np. rok), jak i na czas nieokreślony (do czasu wprowadzenia nowego regulaminu).
Zgodnie z art. 1041 k.p., regulamin pracy określa prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, a w szczególności:
organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
systemy i rozkład czasu pracy,
porę nocną,
termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia,
wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
W regulaminie pracy powinny również znaleźć się informacje o stosowanych karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. wywieszenie na tablicy). Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie pracownika z treścią regulaminu przed rozpoczęciem przez niego pracy.
Komentarze