Akta osobowe pracownika
Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy wymieniony jest wśród podstawowych obowiązków pracodawców (art. 94 pkt 9a kodeksu pracy).
Szczegółowe zasady jej prowadzenia regulują przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286). Rozporządzenie obowiązuje wszystkich pracodawców, którymi w rozumieniu art. 3 k.p. są zarówno jednostki organizacyjne, jak i osoby fizyczne zatrudniające pracowników.
Zakres tych obowiązków i sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały ostatnio zmienione dwoma rozporządzeniami ministra pracy i polityki społecznej z dnia 6 grudnia 2002 r. (Dz.U. nr 214, poz. 1809 i 1812). Pracodawcy oraz pracownicy zajmujący się dokumentacją pracowniczą muszą też poznać zmiany w zasadach archiwizowania dokumentów, wprowadzone ustawą z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 241, poz. 2074). Omówimy je w dalszej części tego opracowania.
Pracodawca powinien założyć i prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika.
Par. 6 ust. 1 wymienionego rozporządzenia stanowi, że pracodawca powinien założyć i prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika. Akta te składają się z trzech części. W części A należy gromadzić dokumenty, które pracodawca otrzymał od kandydata w trakcie ubiegania się o zatrudnienie. W części B znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
umowa o pracę, a także zakres obowiązków,
pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami obowiązującymi na terenie zakładu pracy, jak również zaświadczenie o ukończeniu obowiązującego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do lat czterech, o którym mówią art. 1295 i art. 178 par. 2 kodeksu pracy, oraz do lat czternastu (art. 188 k.p.) o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków,
dokumenty świadczące o przyznaniu pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, jak również o wymierzeniu kary porządkowej,
pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego lub urlopu bezpłatnego,
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzanymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
umowa o zakazie konkurencji, jeśli taka została zawarta w okresie pozostawania w stosunku pracy,
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony,
korespondencja z reprezentującą pracownika organizacją związkową w sprawach ze stosunku pracy, wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi te sprawy.
W części C należy gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy (jeśli została zawarta),
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
orzeczenia lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami lekarskimi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Jednocześnie każda z części akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Niedopuszczalne jest nanoszenie na zgromadzone dokumenty uwag, adnotacji, sprostowań itp.
Ponadto pracodawca musi prowadzić jeszcze inną dokumentację pracowniczą, m.in.:
dotyczącą podejrzenia o chorobę zawodową lub dotknięcia pracownika taką chorobą, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do lub z pracy,
kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, pracę w niedziele i w święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy a, także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w przypadku pracowników młodocianych uwzględnia się także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie dozwolone jest w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację
Pracodawca i pracownik mogą kształtować treść stosunku pracy dobrowolnie, ale nie mogą zamieszczać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy prawa pracy.
Pracodawca, prowadząc akta osobowe i dokumentację pracowniczą, zobowiązany jest do zabezpieczenia całości dokumentacji przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych. Powinien także na bieżąco aktualizować zawarte w nich dane.
Komentarze