Zmiany w zakresie treści świadectwa pracy w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika obowiązują już od początku 2003 r.
Od 1 stycznia 2003 r. zaczęły obowiązywać zmienione przepisy, dotyczące treści świadectwa pracy, zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Z tą datą weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2002 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 214, poz. 1809) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2002 r. zmieniające rozporządzenie dotyczące zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 214, poz. 1812). Zmiany te są konsekwencją zmian wprowadzonych w Kodeksie pracy a opublikowanych w Dzienniku Ustaw z 2002 r. Nr 135, poz. 1146.
href="http://www.abc.com.pl/serwis/du/2002/1809.htm">Rozporządzenie
Świadectwo pracy
Zmiany w rozporządzeniu z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282) dotyczą głównie informacji, które pracodawca ma obowiązek zamieścić w świadectwie pracy. Tak jak dotychczas w świadectwie pracy należy podać informacje określone w art. 97 § 2 Kodeksu pracy, czyli:
dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie należy podać informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Zgodnie z § 1 rozporządzenia po nowelizacji, oprócz ww. informacji, zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczące
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy
• podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianych przepisami prawa,
• należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,
• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu wychowawczego,
• łącznej liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za które nie zachował prawa do wynagrodzenia – zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia w pierwszym dniu każdego okresu niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwającej nie dłużej niż 6 dni),
• wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy (dla pracownicy, wychowującej przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, przysługują 2 dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia),
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art.361§1 Kodeksu pracy
(jeżeli przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nie określony jest ogłoszenie upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenie zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy, pracodawca może w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę skrócić okres 3-miesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do jednego miesiąca; w takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia),
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.
Pracownik może w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie tego świadectwa.
W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu rejonowego – sądu pracy.
W wyniku nowelizacji dodany został § 2a, w którym ustalono, że:
w przypadku określonym w art. 97 § 11 Kodeksu pracy pracownik zgłasza pracodawcy żądanie wydania świadectwa pracy najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.
Art. 97. [Świadectwo pracy]
§ 1. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
§ 11. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy tylko na jego żądanie.
W związku ze zmianami wprowadzonymi w § 1 rozporządzenia zmianie uległ załącznik do rozporządzenia, który stanowi formularz świadectwa pracy. Poniżej omówiono formularz świadectwa pracy.
<ahref="http://www.abc.com.pl/serwis/du/2002/1809.htm">Rozporządzenie
W świadectwie należy podać Nr REGON – EKD, czyli identyfikator pracodawcy nadany przez właściwy wojewódzki urząd statystyczny.
W ustępie 1 wskazuje się wymiar czasu pracy, w jakim pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy. Pracodawca, zatrudniający pracownika przejętego od innego pracodawcy na zasadach określonych przepisami art. 231 Kodeksu pracy lub przepisami odrębnymi, wykazuje również okres jego pracy u poprzedniego pracodawcy i wskazuje dane tego pracodawcy.
Art. 231. [Przejście zakładu pracy]
§ 1. W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy, z zastrzeżeniem przepisów § 5.
§ 2. Za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie.
§ 3. O przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę i wynikających z tego skutkach dla przejmowanych pracowników w zakresie ich stosunków pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracowników na piśmie, w terminie poprzedzającym dokonanie tych zmian.
§ 4. W terminie jednego miesiąca od zawiadomienia przewidzianego w § 3 pracownik może bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem, roz
wiązać stosunek pracy. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.
§ 5. Pracodawca, z dniem przejęcia zakładu pracy lub jego części, jest obowiązany zaproponować nowe warunki pracy i płacy pracownikom świadczącym dotychczas pracę na innej podstawie niż umowa o pracę oraz wskazać termin, nie krótszy niż 7 dni, do którego pracownicy mogą złożyć oświadczenie o przyjęciu lub odmowie przyjęcia proponowanych warunków. W razie nieuzgodnienia nowych warunków pracy i płacy dotychczasowy stosunek pracy rozwiązuje się z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia, liczonego od dnia, w którym pracownik złożył oświadczenie o odmowie przyjęcia proponowanych warunków, lub od dnia, do którego mógł złożyć takie oświadczenie. Przepis § 4 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
W ustępie 2 należy podać, jakie stanowiska zajmował pracownik, lub jakie pełnił funkcje w okresie zatrudnienia u danego pracodawcy.
W ustępie 3 należy podać sposób ustania stosunku pracy. W ust. 3 lit.a (rozwiązanie stosunku pracy) pracodawca podaje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 30 § 1 Kodeksu pracy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia – dodatkowo wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie.
Art. 30. [Rozwiązanie umowy o pracę]
§ 1. Umowa o pracę rozwiązuje się:
1) na mocy porozumienia stron,
2) przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
3) przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),
4) z upływem czasu, na który była zawarta,
5) z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.
W ust. 3 lit. b (szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy) pracodawca wskazuje podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy, jeżeli do jego rozwiązania dochodzi w trybie określonym w art. 231 § 4 lub § 5, w art. 48 § 2, w art. 683 lub w art. 201 § 2 Kodeksu pracy.
Art. 48. [Odmowa ponownego zatrudnienia]
§ 2. Pracownik, który przed przywróceniem do pracy podjął zatrudnienie u innego pracodawcy, może bez wypowiedzenia, za trzydniowym uprzedzeniem, rozwiązać umowę o pracę z tym pracodawcą w ciągu 7 dni od przywrócenia do pracy. Rozwiązanie umowy w tym trybie pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem.
Podobnie gdy do rozwiązania dochodzi w trybie określonym przez art. 7a ustawy z 28 grudnia 1989 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn dotyczących zakładu pracy (Dz.U. z 2002 r. Nr 112, poz. 980 ze zm.).
Art. 7a. [Rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia]
1. W razie ogłoszenia upadłości lub zarządzenia likwidacji zakładu pracy i braku środków na wynagrodzenia dla pracowników, syndyk lub likwidator może rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia pod warunkiem niezgłoszenia przez pracownika sprzeciwu w terminie 5 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o zamierzonym rozwiązaniu stosunku pracy. Pismo syndyka lub likwidatora powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. Pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy, przysługuje, niezależnie od odprawy przewidzianej w art. 8, dodatkowo odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.
2. Rozwiązanie stosunku pracy w trybie, o którym mowa w ust. 1, traktuje się jak rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem dokonanym przez zakład pracy z przyczyn dotyczących zakładu pracy.
3. O zamiarze rozwiązania stosunku pracy w trybie określonym w ust. 1 syndyk lub likwidator zawiadamia na piśmie zakładową organizację związkową, która może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie opinię w tej sprawie.
4. Przy rozwiązywaniu stosunków pracy w trybie określonym w ust. 1 i 2 nie stosuje się przepisów art. 2–4.
5. Wszelkie niezaspokojone należności pracownicze podlegają zaspokojeniu w trybie i na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami, z tym że syndyk lub likwidator z urzędu uwzględnia te należności
w wykazie wierzytelności do upadłego lub likwidowanego zakładu pracy.
W ust. 3 lit.c pracodawca podaje podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy.
W ustępie 4 podaje się:
• łączną liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (w tym liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego na podstawie art. 1672 Kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy),
• okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia,
• okres wykorzystanego urlopu wychowawczego,
• okres niezdolności do pracy (łączna liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za które nie zachował prawa do wynagrodzenia – zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy),
• łączną liczbę dni zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia uprawniający do odszkodowania, na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy,
• okres odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, rodzaj pracy i zajmowane stanowiska,
• wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innych uprawnień lub świadczeń przepisami prawa pracy (tylko w takim zakresie, który ma wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, wynikające z ustaw, układów zbiorowych pracy i regulaminów),
• okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty (należy tu wskazać zarówno okresy nieskładkowe określone w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, jak i okresy, za które pracownik otrzymywał wynagrodzenie przewidziane w art.92Kodeksu pracy),
• liczbę dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, zgodnie z art. 92 § 11 Kodeksu pracy.
W ustępie 5 należy podać informacje o zajęciu wynagrodzenia (oznaczenie komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych kwot).
W ustępie 6 pracodawca zamieszcza informacje uzupełniające:
• o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez niego i nie wypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych,
• na żądanie pracownika: a) o wysokościach i składnikach wynagrodzenia, b) uzyskanych kwalifikacjach, c) o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania, gdy zachodzi przypadek określony w § 5 ust. 3 rozporządzenia, przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.
Akta osobowe i inne dokumenty
Znowelizowano rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286).
Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2002 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 214, poz. 1812) pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia wielu dokumentów.
Oto ich lista:
• wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii (wzór kwestionariusza stanowi załącznik do nowelizowanego rozporządzenia),
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (dotychczas wymagane było tylko świadectwo z poprzedniego miejsca pracy),
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Złożenie innych dokumentów zależy od woli kandydata.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć:
• dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz
• dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Zgodnie ze zmienionym zapisem § 3 pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskać musi jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy.
Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi uzyskać jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z określoną w art. 1044 Kodeksu pracy informacją.
Powinna ona dotyczyć:
• obowiązujących norm czasu pracy;
• terminów dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy;
• pory nocnej;
• terminu, miejsca i czasu wypłaty wynagrodzenia;
• przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Akta osobowe pracownika, które pracodawca ma obowiązek prowadzić, zostały uzupełnione w części B (dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika) o następujące dokumenty:
• związane z obniżeniem norm czasu pracy, w przypadku gdy, zgodnie z art. 186 § 3 Kodeksu pracy, pracownica uprawniona do urlopu wychowawczego złoży pracodawcy wniosek o obniżenie jej wymiaru czasu pracy (w takim wypadku czas pracy może zostać obniżony do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym pracownica mogłaby korzystać z urlopu wychowawczego, pracodawca jest obowiązany uwzględnić taki wniosek),
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
W części C akt osobowych pracownika, dotyczącej dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia, pracodawca będzie miał obowiązek gromadzenia, oprócz dotychczas wymienionych dokumentów w § 6 ust. 2 pkt 3, dodatkowo dokumentów dotyczących:
• żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy);
• związanych z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy).
Zgodnie z przywołanym wyżej przepisem art. 97 § 11 Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy tylko na jego żądanie.
Przepis art. 171 § 3 stanowi z kolei, że pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym samym pracodawcą.
Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika (§ 8):
• karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca ma obowiązek uwzględnić w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
• imiennej karty (listy) wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
• karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Przepisy rozporządzenia dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów (§ 10).
§ 10. [Stosowanie przepisów rozporządzenia]
Przepisy rozporządzenia dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.
Komentarze