Praca [2]

Czasem trzeba coś wymyślić. Z różnych przyczyn. Dotychczasowe rozwiązania już się przeżyły, chcemy się wyróżnić od konkurencji, klienci chcą czegoś oryginalnego, szef naciska... Wobec tego staramy się oderwać od bieganiny, biurowego zgiełku i zmusić nasz mózg do kreacji.
Zwołujemy tzw. burzę mózgów, na której zachęcamy siebie i współpracowników do wymyślenia jakiś bardzo dobrych, świeżych rozwiązań. Im szybciej, tym lepiej, bo coś tam przecież czeka na nas do załatwienia. Natężamy więc mózgi i... bywa, że nic z tego nie wychodzi. W czasie burzy mózgów okazuje się, że nie jest tak łatwo oderwać się od codziennych obowiązków. Nie jesteśmy w stanie przestawić się na tryb wymyślania z trybu załatwiania różnych spraw. Część uczestników nie bardzo rozumie temat spotkania. Niektórzy zamiast wymyślać i tworzyć wdają się z sobą w dyskusje. Pojawiają się oceny i osądzanie. A w następstwie lęki przed ośmieszeniem. Zanim jeszcze rzucimy pomysłem, zaczynamy myśleć „Eee, a może to głupie”, „To już było...”, „Świetny pomysł, ale i tak niewykonalny...”, „Czy to się spodoba szefowi?”. Do zmęczenia i zabiegania dochodzi jeszcze nasz wewnętrzny sędzia, który dba o to abyśmy się nie ośmieszyli... A przy okazji „wycina” nasze, co bardziej odważnie pomysły. Rozpętać burzę Jak sobie z tym poradzić? Jak przezwyciężyć zmęczenie, oderwać się od „bieżączki" i wyłączyć wewnętrzną cenzurę? Metodą najczęściej praktykowaną jest burza mózgów. Wymyślona zresztą w jednej z amerykańskich agencji reklamowych właśnie w celu zwiększenia płodności naszego mózgu. Oczywiście, nie każde spotkanie kilku osób staje się od razu burzą. Trzeba zadbać o dobre warunki pracy. Po pierwsze, ani za dużo, ani za mało uczestników. Gdy jest ich zbyt wielu (powyżej dziesięciu) może być chaos. Jeśli zbyt mało (np. trzy osoby) nie osiągamy tzw. efektu synergii. Liczba pomysłów będzie niewielka, a uczestnicy nie będą się wzajemnie nakręcać. Podczas burzy mózgów musimy gdzieś siedzieć – najlepiej, kiedy jest to „odosobnione” pomieszczenie, w którym uczestników można posadzić w półkolu. Dlaczego? Żeby naprzeciwko postawić flipchart (duży papier na stojaku), zawiesić tablicę lub cokolwiek, na czym będziemy zapisywać pomysły. Chodzi o to, aby uczestnicy widzieli przez cały czas pomysły innych i w ten sposób ich umysły „zapładniały” się do dalszej pracy. Poza tym, kiedy siedzimy naprzeciwko siebie, mamy skłonność do rozmawiania ze sobą. A tu trzeba się zmierzyć z problemem... Co dalej? Temat burzy mózgów. Najlepiej, gdy jest postawiony w formie pytania otwartego. W stylu „Jak...?” „Co....?” Pytania zamknięte typu „Czy...?” skłaniają raczej do oceniania, a nie tworzenia. Warto, aby temat był w miarę precyzyjny, ale nie sugerujący rozwiązania. Co jeszcze? Aby się lepiej pracowało, warto nieco odformalizować atmosferę – napoje, ciasteczka (?), panowie zdejmują krawaty, rozpinają marynarki (?). Kiedy już wszyscy siedzą rozluźnieni i zdeformalizowani, możemy zaczynać. Brakuje jeszcze tylko moderatora, czyli prowadzącego. Moderator stoi z boku. Zachęca do mówienia, prosi o nieocenianie czyichkolwiek pomysłów, pisze je na tablicy, pilnuje czasu i faz burzy mózgów. No właśnie, trzon burzy mózgów to generowanie pomysłów. Ta faza trwa na przykład dwadzieścia minut. I na tym można poprzestać. Mamy bardzo dużo, różnorodnej jakości pomysłów wymagających dalszej obróbki. Ale co z tym zrobić? Jak to wykorzystać? Nie mamy koncepcji, jak poradzić sobie z obfitym żniwem burzowania – pomysłów może być przecież kilkadziesiąt. Ludzie stają bezradni wobec olbrzymiej liczby pomysłów, z którą nie wiadomo, co zrobić. Okiełznana burza To jest moment krytyczny. W tym miejscu powstaje najwięcej problemów. W efekcie większość burz nie udaje się tak, jakbyśmy tego chcieli. Natomiast klasyczna, ustrukturyzowana burza mózgów składa się z trzech faz. Pierwsza, twórcza wygląda jak powyżej – dużo pomysłów. Jednak możemy na to poświęcić co najwyżej 1/3 czasu, który chcemy przeznaczyć na całą burzę. Dwie kolejne fazy są równie ważne – służą selekcji i ocenie pomysłów. W czasie drugiej fazy – selekcyjnej, możemy dokonać wstępnej oceny, negatywnej. Wtedy wykreślamy te pomysły, które są absolutnie nie do zrealizowania (technicznie, finansowo, czasowo itp.). Musimy też wykreślić pomysły nie związane z tematem burzy. Następnie trzeba określić zestaw kategorii, wg których chcielibyśmy pogrupować pozostałe pomysły. Kategorie powinny być związane z tematem burzy. Jeśli przedmiotem burzy mózgów było na przykład udoskonalenie metod pracy w zespole, kategoriami takimi mogłyby być: komunikacja, relacje, działania i otoczenie. W drugiej fazie można też pominąć etap oceny negatywnej i przejść od razu do wymyślania kryteriów oceny. W trzeciej fazie – oceniającej, wybieramy kilka najlepiej rokujących pomysłów i... do pracy! Jednak jak to zrobić? Jeden proponuje głosowanie, ktoś inny wybór przez szefa? Najpierw trzeba podzielić pomysły na grupy – wg ustalonych kryteriów. To jest najcięższa i najdłuższa praca podczas burzy. Z reguły trwa dłużej, niż samo generowanie pomysłów. Ale dalsza praca jest już bardzo łatwa. Po przydzieleniu wszystkich pomysłów można grupy nazwać i dokładnie się im przyjrzeć. Trzeba poprosić zespół o ocenę grup, np. poprzez głosowanie. Gdy wybraliśmy już jedną grupę, wybierzmy pomysł lub kombinację pomysłów z tej grypy. Oczywiście takich, które niosą ze sobą najlepsze rozwiązanie. Jak? Każdy ma wtedy do „rozdania” np. trzy plusy – dla najlepszych pomysłów. Czasem warto jest też dać możliwość postawienia „błyskawicy”. Przy pomyśle, który bardzo się nie podoba, jest ryzykowny, wzbudza kontrowersje... Wszyscy podchodzą do tablicy, stawiają plusy i błyskawice... Patrzymy, który pomysł zebrał najwięcej plusów, oby żadnej błyskawicy! I już mamy gotowe rozwiązanie naszego problemu! Posucha po ulewie Zdarza się jednak, że burza mózgów zawodzi. Być może popełniliśmy jakiś błąd techniczny. Może wybraliśmy złą porę dnia - lepiej burzować rano, po pierwszej kawie. Wieczorem lub po lunchu może być to strata czasu. A może burza mózgów nie jest najlepszą metodą pracy nad danym tematem? W wyniku burzy otrzymujemy dużo, czasem bardzo oryginalnych pomysłów, różnej wartości. Z nich wybieramy te najlepsze. Taki tryb pracy nazywa się filtrowaniem. Dominuje tu ilość nad jakością. Jednak wiele razy zależy nam na tym, aby propozycji nie było dużo, ale za to były konkretne, wysokiej jakości, wypracowane wspólnie przez grupę. Chcemy, aby ludzie akceptowali powstałe rozwiązania, a potem zaangażowali się w ich realizację. Bywa, że temat jest trudny, a propozycji jego rozwiązania nie można opisać jednym zdaniem. Jeśli na dodatek mamy więcej czasu, to zrezygnujmy z filtrowania i wybierzmy tryb pracy zwany wzmacnianiem. Pomocna będzie tu technika zwana budowaniem. Chodzi o to, aby podczas spotkania jak najmniej rzucać własnych propozycji, a jak najuważniej słuchać innych i wypytywać. Po co? Aby budować – rozwijać propozycje innych osób, biorąc z nich to, co wydaje się najbardziej odpowiednie, dokładając do nich to, co sami chcielibyśmy zaproponować. Co jeszcze zrobić, aby uwolnić umysł i wyłączyć cenzurę? Pomysły mogą być różne – możemy skorzystać z technik właściwych dla treningów interpersonalnych. Znam firmę gdzie pracownicy... rysują plany na następny rok. Dzięki temu plany są twórcze, zawierają różne pomysły, pokazują oczekiwania, o których trudno jest mówić wprost. Wymaga to wprawdzie pewnej wprawy w interpretacji, ale uważny obserwator powinien dać sobie radę. Uczestnicy takich spotkań świetnie się bawią. I może o to chodzi. Warto bowiem zmieniać metody tworzenia pomysłów. Nawet najlepiej poprowadzona burza mózgów po raz n-ty może nudzić. Jest wiele możliwości – wszystko zależy od inwencji prowadzącego, celu, jaki chce osiągnąć. Trochę też od „wydolności” naszych mózgów. W tej kwestii polecam lekką dietę owocowo-warzywną, dużo magnezu i nieco cukru. Dobra czekolada z orzechami bardzo ułatwia „burzowanie”. Ostatecznie – jeśli nie możemy się oderwać i zrelaksować – piwo (jedno i małe)... Zbyt duża ilość tego typu „odrywacza” może sprawić, że oderwiemy się za bardzo i odpłyniemy jak w czasie ostrego sztormu.