Faktura za szkła korekcyjne niezbędne w pracy, które funduje pracodawca, może być wystawiona na niego lub na zatrudnionego

Na gruncie podatku dochodowego to, na kogo będzie wystawiona faktura VAT za zakup okularów dla pracowników, których koszty pokrywa pracodawca, nie ma znaczenia. W obu wypadkach przekazanie ich nieodpłatnie pracownikowi będzie korzystać ze zwolnienia podatkowego.

Zgodnie z prawem pracy firma ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Na gruncie prawa podatkowego takie świadczenie na rzecz pracownika jest zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o PIT (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm).

Jak podkreśla Grzegorz Grochowina, ekspert w firmie doradczej KPMG, zwolnienie podatkowe przysługuje tylko na szkła korekcyjne i nie obejmuje oprawek do okularów. Dlatego kiedy pracownik kupuje okulary, na fakturze VAT powinny być wyodrębnione dwie pozycje: szkła i oprawki. Nie ma jednak limitu kwotowego zwolnienia.

– Kwota refundacji przez pracodawcę powinna być tak skalkulowana, żeby wystarczyła na zakup szkieł zgodnie z zaleceniami lekarza okulisty – podkreśla ekspert.

Z wyjaśnień organów podatkowych wynika, że dla zastosowania zwolnienia w podatku dochodowym nie ma znaczenia, czy faktura VAT, która jest niezbędna do prawidłowego udokumentowania tego wydatku, zostanie wystawiona na pracownika czy na pracodawcę.

Jednakże może mieć to istotny wpływ na obowiązek podatkowy w VAT. Dawid Milczarek, ekspert podatkowy, wykładowca Akademii Biznesu MDDP, zwraca uwagę, że jeżeli faktura dotycząca zakupu okularów dla pracownika jest wystawiana na pracodawcę, to na gruncie VAT wystąpią dwa świadczenia – odpłatna dostawa towarów między optykiem a pracodawcą i nieodpłatna dostawa towarów między pracodawcą a pracownikiem. W tej sytuacji pracodawca będzie mógł odliczyć VAT z faktury za okulary zatrudnionego.

Nieodpłatna dostawa na rzecz pracownika nie będzie zaś rodzić negatywnych skutków. Pracodawca nie ma obowiązku zapłaty podatku należnego z tytułu przekazania mu okularów.

– W tym wypadku wydanie okularów nie służy potrzebom osobistym pracownika, bo co do zasady wynika z obowiązków pracodawcy zdefiniowanych w przepisach prawa pracy i BHP – tłumaczy Jan Czerwiński, starszy konsultant z Kancelarii DZP Domański Zakrzewski Palinka. Nie będzie to więc nieodpłatne przekazanie towaru na cele osobiste (prywatne) pracownika, a tylko takie podlega opodatkowaniu VAT jako dostawa towarów.

Problem może się pojawić w razie tylko częściowej refundacji zakupu okularów dla zatrudnionego na fakturę wystawioną na pracodawcę.

Dawid Milczarek zauważa, że w tej sytuacji obie dostawy będą miały charakter odpłatny. Pracodawca nadal będzie miał prawo do odliczenia VAT, ale problemem będzie ustalenie podstawy opodatkowania dostawy okularów między nim a zatrudnionym.

Kłopotu z ustaleniem wartości świadczenia pozwoli uniknąć wystawienie faktury na pracownika. Jeśli jednak faktura zostanie wystawiona na niego, jego firma straci podstawę do odliczenia VAT.